Zgodne z przepisami prawa przetwarzanie danych osobowych, jak wskazuje art. 6 ust. 1 RODO, zawsze odbywa się na co najmniej jednej z poniżej wskazanych podstaw:
- zgody,
- wykonania umowy,
- wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
- ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą lub innej osoby fizycznej,
- prawnie uzasadnionych interesów administratora.
Przy czym przez przetwarzanie danych rozumieć należy nie tylko opracowywanie danych, usuwanie danych, udostępnianie danych, ale także zbieranie czy przechowywanie danych.
Najem lokalu a podstawy przetwarzania danych
W przypadku działalności polegającej na najmie nie ma obowiązku zbierania zgód na przetwarzanie danych osobowych najemcy, ponieważ istnieją inne podstawy do przetwarzania tych danych. Pierwszą podstawą przetwarzania danych jest konieczność wykonania umowy najmu. Do jej wykonania, w tym wystawiania rachunków, faktur VAT, informowania o odczytach mediów, kontrolach technicznych, niezbędne jest przetwarzanie danych najemcy. Drugą podstawą jest wypełnianie przez administratora ciążących na nim obowiązków prawnych. Przez obowiązki prawne rozumie się m.in. konieczność przestrzegania przepisów podatkowych – wystawienie faktury VAT czy rozliczenia księgowe. Trzecią podstawą przetwarzania danych są prawnie uzasadnione interesy administratora. Wynajmujący może przetwarzać dane najemcy, jeśli ma w tym prawnie uzasadniony interes, czego przykładem jest dochodzenie należności od najemcy z tytułu nieuregulowanego czynszu czy opłat za media.
Przechowywanie danych po zakończeniu stosunku najmu
Na każdym etapie relacji z najemcą wynajmujący przetwarza różne dane osobowe najemców. Wydawać by się mogło, że po zakończeniu stosunku najmu dane najemcy nie będą już potrzebne, a w konsekwencji przetwarzanie danych jest zbędne, bowiem odpada już konieczność bieżącego kontaktu z najemcą, przesyłania mu rozliczeń czy informacji o kontrolach stanu technicznego. Czy to oznacza, że część danych należałoby usnąć? Na wynajmujących jak na wszystkich przedsiębiorcach ciążą obowiązki związane m.in. z przechowywaniem dokumentacji księgowej. Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze danych uzasadnia dalsze ich przetwarzanie, ale tylko w zakresie do tego niezbędnym. Ponadto, w wielu przypadkach, po ustaniu stosunku najmu pozostaje konieczność dochodzenia roszczeń od najemcy, co jest podstawą przechowywania danych byłego najemcy jako uzasadnionego interesem wierzyciela. Takie stanowisko prezentuje również Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazując, że dopuszcza się przetwarzanie danych osobowych dłużnika przez dochodzącego roszczeń, o ile jest on administratorem tych danych.
Sprzeciw byłego najemcy wobec przetwarzania jego danych
Dane byłego najemcy możemy przechowywać tak długo, jak jest to uzasadnione celami ich przetwarzania, a więc do czasu kiedy nie ustaną obowiązki podatkowe i finansowe związane z przechowywaniem dokumentacji księgowej lub upłynie termin przedawnienia roszczeń. Sprzeciwy dłużników wobec przetwarzania ich danych nie mają w takim przypadku podstaw. Jeśli były najemca kieruje do wynajmującego żądanie usunięcia danych, to należy przede wszystkim zweryfikować jakie dane są w posiadaniu wynajmującego i pozostawić tylko te, które są niezbędne do wypełniania przez administratora obowiązków prawnych oraz dochodzenia roszczeń przeciwko najemcy. Odmowa realizacji żądania najemcy powinna zostać udokumentowana, a całość korespondencji z byłym lokatorem należy wydrukować i przechowywać na wypadek ewentualnego postępowania kontrolnego.
Podsumowując, zbyt pochopne usunięcie danych z inicjatywy własnej wynajmującego bądź tez na żądanie byłego lokatora nierzadko prowadziłoby do brak możliwości wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze. Pamiętać należy, że nie ma możliwości usprawiedliwienia się przed organami podatkowymi żądaniem byłego najemcy usunięcia jego danych, bowiem to na administratorze danych spoczywają obowiązki związane z ich prawidłowym i zgodnym z prawem przechowywaniem.