Organy przestaną odmawiać kopiowania akt?

Proces inwestycyjny

23.10.2018


W dniu 8 października 2018 r. Naczelny Sąd Administracyjny w składzie siedmiu sędziów w sprawie o sygn. I OPS 1/18 podjął uchwałę o następującej treści: „W ramach udostępnienia akt stronie na podstawie art. 73 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2017 r., poz. 1257 ze zm.) mieści się sporządzenie przez organ, w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy”.

RPO za kopiowaniem akt przez organy

Uchwała jest efektem zadanego przez Rzecznika Praw Obywatelskich pytania prawnego do Naczelnego Sądu Administracyjnego w zakresie  możliwości sporządzania przez organ kopii dokumentów z akt sprawy. Dotychczas rozbieżności budziła kwestia interpretacji art. 73 § 1 k.p.a. Z jednej strony w orzecznictwie istniał pogląd, że ww. przepis nie nakłada na organ obowiązku sporządzania kopii, bo wykonanie notatek, kopii lub odpisów należy do strony.[1] Przeciwny pogląd, mając na uwadze konstytucyjne prawo dostępu do dokumentów w postępowaniu zakładał, że przez „udostępnianie” należy rozumieć również sporządzanie kopii akt sprawy przez organ.[2] W orzecznictwie akcentowano obowiązek współdziałania organu przy wykonywaniu przez stronę jej uprawnień, które miałoby polegać na odpłatnym wykonaniu kserokopii, jak również  ich doręczeniu.[3]

RPO za kopiowaniem akt przez organy

RPO w pytaniu prawnym do Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazał, że opowiada się za koncepcją według której „dopuszczalne jest sporządzenie przez organ kserokopii dokumentów znajdujących się w aktach sprawy, w ramach posiadanych możliwości technicznych i organizacyjnych urzędu, w tym także za zwrotem przez stronę kosztów sporządzenia kopii.”[4] Każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów. Jest to jeden ze standardów sprawiedliwego postępowania administracyjnego.

Według RPO słuszna jest zatem ta linia orzecznicza sądów, która dąży do zapewnienia stronom konstytucyjnego prawa dostępu do dokumentów w postępowaniu administracyjnym. Strona powinna mieć możliwość utrwalenia na własne potrzeby materiałów postępowania, które toczy się z jej udziałem. Natomiast jeśli nie może tego dokonać z różnych względów samodzielnie wówczas organ administracji powinien sporządzić kserokopie. Nieuprawnionym formalizmem jest odmowa sporządzenia kopii dokumentacji sprawy bez uzasadnienia. Prowadzi to do naruszenia zasady prowadzenia postępowania w sposób budzący zaufanie jego uczestników do władzy publicznej.

Kopiowanie – tak, ale w ograniczonym zakresie

Z powyższej uchwały Naczelnego Sądu Administracyjnego nie wynika bezwzględne prawo strony do żądania kopiowania przez organ administracji publicznej dokumentów z akt sprawy. Jak wskazano w treści uchwały organ wykona kopię dokumentów z akt sprawy „w sposób wynikający z jego możliwości technicznych i organizacyjnych”. Zatem w pewnych przypadkach odmowa będzie uzasadniona np. jeśli organ wykaże utrudnienia wynikające z braku sprzętu lub dużej ilości dokumentów do kopiowania. Powstaje przy tym wątpliwość, w jakich sytuacjach spełnienie żądania strony jest nadmierne i uciążliwe.

Należy zdecydowanie zaaprobować stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego wskazującego na prymat konstytucyjnej zasady dostępu strony do akt sprawy. Uchwała powinna przynajmniej zmarginalizować praktykę organów, które odmawiały dokonywania kopii akt bez żadnego uzasadnienia, powołując się na wąską interpretację przepisu art. 73 § 1 k.p.a. Nie powinien się również spotkać z odmową wniosek o udostępnienie dokumentów z akt sprawy w formie kopii elektronicznej, bowiem zdecydowana większość urzędów posiada takie możliwości techniczne. W dobie zmian technologicznych i faktu, że obecnie w każdym urzędzie  są urządzenia kopiujące i skanujące nie ma racjonalnego wytłumaczenia dla nieuwzględnienia wniosku strony o kopię dokumentów z akt sprawy.

W drodze analogii omawiana uchwała powinna również położyć kres odmawianiu przez organy udostępnienia informacji publicznej w formie kopii z uwagi na brak możliwości technicznych.

Pozostaje mieć nadzieję, że organy przestaną bezzasadnie odmawiać udostępnienia dokumentów z akt sprawy i dostosują się do poglądu wyrażonego przez Naczelny Sąd Administracyjny.

Uchwała siedmiu sędziów NSA z dnia 8 października 2018 r. – sygn. akt I OPS 1/18

[1] Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia  15 marca 2018  r., II OSK 2290/17.

[2] Postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 19 stycznia 2010 r., II OSK 2043/09.

[3] Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 16 lipca 2015 r., sygn. akt II OSK 3043/13.

[4] Wniosek RPO z dnia 14 marca 2018 r. o rozstrzygnięcie zagadnienia prawnego, s. 8.

MASZ PYTANIE DOTYCZĄCE TEGO
ARTYKUŁU? NAPISZ DO NAS

Zobacz inne artykuły z tego działu

Opłata planistyczna

Rosnące ceny materiałów budowlanych – jak dokonać waloryzacji kontraktu budowlanego? Prawo zamówień publicznych Cz. II...

Przekształcenie użytkownia wieczystego we własność

Znak budowlany B dla wyrobów budowlanych – jak zrealizować obowiązek?

Przekształcenie użytkownia wieczystego we własność

Znak CE dla wyrobów budowlanych – jak zrealizować obowiązek?

Jak uchronić się przed opłatą za wycinkę drzew?


Inwestycje
liniowe

Strefa
szkoleń

Kontakt

Inwestycje
liniowe

Strefa
szkoleń

Kontakt

Dowiedz
się jak
możemy
Tobie
pomóc