Na gruncie powszechnie obowiązujących przepisów regulujących własność lokalu i zasady zarządu nieruchomością wyróżnić można umowny oraz ustawowy sposób zarządu nieruchomością wspólną. Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1910; dalej: u.w.l.) daje prymat umownym sposobom zarządu nieruchomością wspólną nad regulacją ustawową. Jeśli wspólnota nie ustali umownie sposobu zarządu nieruchomością wspólną (co nie jest obowiązkowe), i liczba lokali jest większa niż trzy, wówczas obowiązują zasady określone w rozdziale 4 u.w.l.
Umowny sposób zarządu nieruchomością wspólną
Ustawodawca opowiadając się za swobodą właścicieli lokali w zakresie kształtowania sposobu zarządu nieruchomością wspólną uznał, że wspólnota może określić sposób zarządu nieruchomością wspólną już w umowie o ustanowieniu odrębnej własności, jak również uczynić to później – w umowie zawartej w formie notarialnej przez wszystkich właścicieli lokali, jak również w uchwale.
Jeżeli do ustalenia umownego sposobu zarządu nieruchomością wspólną doszło już w pierwszym akcie notarialnym zbycia lokalu, wówczas tak wprowadzony sposób zarządu nieruchomością wspólną wiąże każdego kolejnego nabywcę lokalu, niezależnie od tego, czy sposób zarządu został ujawniony w dziale III księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości wspólnej. Informacja o sposobie zarządu nieruchomością wspólną podlega wpisowi do księgi wieczystej, jednak zdarzają się przypadki, że nie dopełniono obowiązku ujawnienia sposobu zarządu nieruchomością. W praktyce, brak informacji w księdze wieczystej jak również niepoinformowanie nabywcy lokalu o umownym sposobie zarządu nieruchomością wspólną jest przyczyną wielu nieporozumień i wprowadza w błąd co do obowiązywania regulacji ustawowych, podczas gdy zastosowanie znajdą przede wszystkim umowne zasady i sposób sprawowania zarządu nieruchomością.
Co więcej, z naszych doświadczeń wynika, że nawet jeśli w dziale III księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości jest wpis o umownym zarządzie nieruchomością wspólną jest ujawniona informacja o umownym sposobie sprawowania zarządu nieruchomością nabywcy lokali nie rozumieją konsekwencji z tym związanych.
Konsekwencje umownego sposobu zarządu nieruchomością wspólną
Umowny zarząd nieruchomością wspólną o którym mowa w art. 18 u.w.l. polega na określeniu sposobu zarządu nieruchomością wspólną, np. poprzez powierzenie zarządu osobie fizycznej albo prawnej. Daje to wspólnocie elastyczność przy wyborze sposobu i zasad sprawowania zarządu. Można wówczas uregulować zarząd w sposób najbardziej optymalny dla współwłaścicieli, którzy nierzadko nie mają czasu zajmować się nieruchomością i decydują się powierzyć zarząd zaufanej osobie. Możliwe jest również powierzenie zarządu w tym trybie osobie prawnej – podmiotowi zewnętrznemu.
Ustanowiony w ten sposób zarządca nie jest organem wspólnoty, lecz odrębnym wobec niej podmiotem, a podstawą prawną reprezentacji jest instytucja przedstawicielstwa.1 Powierzenie zarządcy funkcji organu wykonawczego powoduje, że uzyskuje on kompetencje do składania oświadczeń woli we własnym imieniu, ale ze skutkiem prawnym dla wspólnoty mieszkaniowej. Zakres działania zarządcy ustanowiony zgodnie z art. 18 ust. 1 i 2a u.w.l. wynika z treści postanowień umowy o powierzeniu zarządu lub uchwały. U.w.l. stosujemy jedynie posiłkowo w zakresie nieuregulowanym w umowie.
Ustawodawca nie określa treści tej umowy, ale co do zasady nie powinna ona wykraczać poza kwestie związane z zarządzaniem i korzystaniem z nieruchomości wspólnej, a także, nie może naruszać przepisów bezwzględnie obowiązujących. Zakaz zmiany umową lub uchwałą przepisów bezwzględnie obowiązujących obejmuje regulacje o charakterze ochronnym, które choć nie są wprost określone przez ustawodawcę, to zostały wypracowane przez doktrynę oraz orzecznictwo i obejmują m.in. zakaz ingerowania w podstawowe uprawnienia właściciela lokalu jako członka wspólnoty mieszkaniowej np. wyłączenie prawa kontroli działalności zarządu, modyfikację reguł zawiadamiania członków wspólnoty o zebraniu czy podjętych uchwałach, skrócenie czasu na zaskarżenie uchwały wspólnoty mieszkaniowej czy wyłączenie takiej możliwości.
Zmiana sposobu zarządu nieruchomością wspólną
Jeżeli właściciele lokali są niezadowoleni ze sposobu określenia zarządu nieruchomością wspólną bądź uznają, że chcą zmienić zasady zarządu, wówczas mogą zawrzeć umowę zmieniającą sposób zarządu nieruchomością wspólną bądź podjąć stosowną uchwałę. Obie czynności wymagają zachowania formy aktu notarialnego. W wielu przypadkach zawarte kilkadziesiąt lat temu umowy nie przystają do dzisiejszych realiów bądź wymagają uaktualnienia kompetencji i funkcji zarządcy.
Ustawodawca umożliwia wspólnocie co do zasady dowolne uregulowanie zasad sprawowania zarządu, ograniczając je jedynie do zakazu naruszania przepisów bezwzględnie obowiązujących. Będąc członkiem wspólnoty, zwłaszcza w przypadku nieruchomości, które powstały kilkadziesiąt lat temu warto przyjrzeć się sposobowi sprawowania zarządu. Jeśli istnieje umowa regulująca sposób sprawowania zarządu należy zapoznać się z jej postanowieniami, a w przypadku gdy nie przystaje do aktualnych realiów funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych bądź z innego względu wymaga zmiany warto tym się zająć i uporządkować funkcjonowanie wspólnoty mieszkaniowej.