Dokumenty elektroniczne stają się coraz bardziej popularną i pożądaną formą wymiany pism także w toku postępowania przed organem administracji. W poprzednim artykule przybliżyliśmy treść przepisów kodeksu postępowania administracyjnego co do pełnomocnictw w formie elektronicznej oraz kto może poświadczyć za zgodność z oryginałem ich odpisy. Sam sposób poświadczenia ich za zgodność także budzi jednak liczne wątpliwości praktyczne. Wyjaśniamy je w artykule.
Z artykułu dowiesz się: W jaki sposób pełnomocnictwo elektroniczne poświadcza profesjonalny pełnomocnik, w jaki sposób może dokonać tego notariusz? Czy pełnomocnictwo elektroniczne można poświadczyć papierowo? Jakich błędów unikać? Jak kształtowała się praktyka organów?
Sposób uwierzytelnienia pełnomocnictwa w formie elektronicznej
Jak wspominano we wcześniejszym wpisie, podmioty, które mogą dokonać urzędowego poświadczenia odpisów pełnomocnictwa w formie elektronicznej podzielić można na dwie grupy:
- profesjonalnych (zawodowych) pełnomocników: adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy i doradca podatkowy,
- notariuszy.
W przypadku pełnomocników profesjonalnych zastosowanie znajdzie art. 33 § 3a k.p.a., który wskazuje, że jeśli odpisy pełnomocnictwa sporządzono w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienie odbywa się opatrując te odpisy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Odpisy pełnomocnictwa elektronicznego muszą być więc sporządzone także w formie elektronicznej.
Kwestią mogącą budzić wątpliwości jest to, czy przepis ten dotyczy także notariuszy, tj. czy w przypadku dokumentu w formie elektronicznej muszą oni sporządzić i uwierzytelnić jego odpis także w formie elektronicznej, czy mogą zrobić to w formie papierowej?
Na gruncie prawa o notariacie przyjmuje się bowiem, że notariusz nie jest związany formą przy poświadczaniu dokumentów. Czyli co do zasady może on poświadczyć dokument elektroniczny tworząc jego papierowy odpis oraz – w drugą stronę – może zdigitalizować dokumenty papierowe, czyli papierowy oryginał poświadczyć tworząc jego elektroniczny odpis. Każdy elektroniczny odpis notariusza powinien być opatrzony jego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Niemniej to, że notariusz nie jest związany formą przy poświadczaniu odpisów, nie oznacza jeszcze, że każdy sporządzony przez niego odpis zostanie uznany za prawidłowy na gruncie kodeksu postępowania administracyjnego.
W naszej ocenie dla bezpieczeństwa przyjąć należy bowiem, że art. 33 § 3a k.p.a. wiąże także w zakresie legitymowania się odpisami sporządzonymi przez notariusza, czyli jeśli pełnomocnictwo sporządzono w formie elektronicznej, to aby skutecznie przedstawić jego odpis w toku postępowania konieczne jest, aby ten odpis też miał formę elektroniczną.
Jakich jeszcze błędów unikać?
Najlepiej składać pełnomocnictwo w formie elektronicznej w powszechnie dostępnych formatach takich jak: pdf. (Portable Document Format) czy doc. (Microsoft Office Word).
Programy oferujące podpisy elektroniczne dają coraz powszechniej możliwość, aby w odpowiedni sposób oznaczyć składany na dokumencie podpis, tj. aby użyć dedykowanego rodzaju podpisu – „podpisu poświadczającego za zgodność z oryginałem”. Jeśli program, którego używany taką możliwość daje, należałoby z niej skorzystać.
W jednym z orzeczeń wskazano także, że podpis poświadczający za zgodność musi być złożony na kopii tego dokumentu elektronicznego, który stanowił oryginał. Tym samym zauważono, że nie jest dopuszczalne sformułowanie osobnego oświadczenia (w osobnym dokumencie), że odpis pełnomocnictwa jest zgodny z oryginałem i opatrzenie takiego osobnego dokumentu podpisem.
Zarówno oryginał pełnomocnictwa elektronicznego jak i jego elektroniczny poświadczony odpis mogą być skierowane do urzędu za pomocą elektronicznej skrzynki organu. Skrzynka ta obsługiwana jest przez platformę ePUAP i to właśnie ePUAP stanowi jedyną dopuszczalną formę komunikacji z organem w zakresie wymiany dokumentów elektronicznych.
Praktyka organów
Do tej pory często spotykaną praktyką organów administracji było unikanie wymiany korespondencji w sposób elektroniczny. Znane są praktyki, kiedy to organ za prawidłowe uznawał papierowe wydruki pełnomocnictw (i odpisów) elektronicznych, dodatkowo czasem poświadczonych ręcznym podpisem uwierzytelniającego. Niemniej należy zachować szczególną ostrożność przy tego typu rozwiązaniach ponieważ są one sprzeczne z brzmieniem przepisów.
Najlepiej więc dokonać czynności w sposób prawidłowy i zgodny z przepisami, a ewentualnie jedynie dodatkowo, aby ułatwić współpracę z organem, przesyłać pełnomocnictwo w formie jaką on preferuje. Błędy w zakresie umocowania skutkować mogą daleko idącymi negatywnymi skutkami procesowymi.
Założyć należy, że od 1 lipca 2021 r., kiedy to wejdzie w życie ustawa o doręczeniach elektronicznych obejmująca m.in. postępowanie administracyjne, praktyka organów ulegnie zmianie i chętniej zaczną one korzystać z dokumentów elektronicznych.
ARTYKUŁU? NAPISZ DO NAS
