Pełnomocnictwo w formie elektronicznej w postępowaniu administracyjnym – kto może uwierzytelnić jego odpis?

Aktualnie coraz większe znaczenie w obrocie zyskują dokumenty w wersji elektronicznej. Próby upowszechnienia ich stosowania docierają także do organów administracji. Mimo że przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego już od dawna przewidują możliwość składania pełnomocnictw w formie elektronicznej w praktyce było z tym wiele problemów. Z artykułu dowiesz się: Co na temat pełnomocnictw w formie elektronicznej mówią przepisy? Kto może uwierzytelnić odpis takiego pełnomocnictwa? Jakie zmiany przyniesienie zmiana przepisów dotycząca doręczeń elektronicznych?

Pełnomocnictwa w Kodeksie postępowania administracyjnego

Artykuł niniejszy odnosił się będzie do regulacji zawartych w Kodeksie postępowania administracyjnego (k.p.a), ewentualne inne ustawy z zakresu prawa administracyjnego, i nie tylko, mogą regulować te kwestie nieco odmiennie.

Zgodnie z art. 33 k.p.a. pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być zaś opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Z dniem 1 lipca 2021 r. wejdzie w życie ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, która przewiduje, że pełnomocnictwo od 1 lipca na gruncie k.p.a. będzie musiało być utrwalane „na piśmie” albo w protokole. Nie oznacza to jednak wyeliminowania z obrotu pełnomocnictw w formie elektronicznej, ponieważ jako utrwalone na piśmie rozumieć będzie trzeba:

• dokumenty utrwalane na piśmie w formie papierowej oraz
• dokumenty utrwalane na piśmie w formie elektronicznej.

Nadal aktualne pozostaną więc aktualne możliwości składania pełnomocnictw, a nowelizacja dokonuje nawet swoistego zrównania pod względem ważności formy papierowej i elektronicznej.

Przepisy (aktualnie jak i po 1 lipca) regulują także w jakim formacie należałoby przedstawić pełnomocnictwo i tak dla dokumentów tekstowych, tekstowo – graficznych lub multimedialnych powinny być to formaty: .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv. Oczywiście najlepiej używać jest formatu pdf. (Portable Document Format) lub doc. (Microsoft Office Word) ze względu na ich powszechność.

Kto może uwierzytelnić pełnomocnictwo elektroniczne?

Możliwość uwierzytelnienia odpisu pełnomocnictwa ma szczególne praktyczne znaczenie. Aby wykazać umocowanie danej osoby trzeba bowiem przedstawić w organie albo oryginał pełnomocnictwa albo właśnie jego uwierzytelniony urzędowy odpis.

Pełnomocnikiem na gruncie k.p.a. może być zarówno osoba fizyczna, która ma zdolność do czynności prawnych, jak i pełnomocnik profesjonalny, tj. adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy i doradca podatkowy.

Niestety tylko wymienieni wyżej pełnomocnicy profesjonalni (zawodowi) mogą na gruncie k.p.a. poświadczyć za zgodność z oryginałem (uwierzytelnić) odpisy pełnomocnictw, ponieważ poświadczenie takie musi mieć charakter poświadczenia urzędowego. Pełnomocnikom tym jasno przyznano takie uprawnienie.

Innym podmiotem, który dokonuje poświadczeń urzędowych jest notariusz, którego poświadczenia zgodnie z prawem o notariacie mają charakter urzędowych.

Osoba fizyczna, której udzielono pełnomocnictwa, nie może więc poświadczyć jego odpisu za zgodność z oryginałem, takiego poświadczenia nie może dokonać także mocodawca. Nie będą to bowiem poświadczenia urzędowe.

W wyniku nowelizacji, o której wspominano wyżej, która wejdzie w życie 1 lipca 2021 r., powyższy katalog podmiotów nie ulegnie zmianie.

W dalszym wpisie przedstawimy w jaki sposób dokonać uwierzytelnienia elektronicznego oraz jakich błędów nie popełniać.